Mau punya alamat bisnis bergengsi di pusat kota tanpa harus bayar sewa kantor mahal? Virtual office adalah solusinya!

Dengan virtual office, Anda bisa menghemat biaya operasional, karena tidak perlu menyewa ruang fisik secara permanen. 

Selain itu, sistemnya super fleksibel, bisa diakses dari mana saja dan kapan saja. Yang paling penting, layanan ini legal untuk keperluan izin usaha. 

Virtual office bukan sekedar tren, tapi strategi modern untuk Anda yang ingin menumbuhkan bisnis sambil tetap efisien. 

Sangat cocok jika Anda ingin membangun startup, UMKM, bahkan perusahaan besar pun juga bisa. 

Nah, untuk bisa lebih memahami virtual office lebih mendalam, kami akan membahasnya satu per satu. Simak lebih lanjut di bawah ini. 

Apa Itu Virtual Office (Kantor Virtual)?

Kantor virtual adalah layanan kantor berbasis online yang menyediakan alamat bisnis resmi, layanan administrasi, dan dengan dukungan legalitas usaha, tanpa perlu menyewa ruang kantor fisik. 

Dengan kata lain, Anda tetap memiliki alamat profesional yang bisa dipakai untuk surat menyurat, dokumen legal, hingga meningkatkan kredibilitas bisnis. 

Berbeda dengan arti office fisik yang memerlukan ruang nyata, biaya sewa tinggi dan fasilitas lengkap untuk karyawan, virtual office hadir lebih praktis dan hemat. 

Fungsinya fokus pada kebutuhan utama bisnis, yaitu menyediakan alamat domisili perusahaan, pengelolaan administrasi, serta pemenuhan syarat legalitas usaha. 

Itu sebabnya, virtual office menjadi solusi ideal untuk startup, atau bisnis yang mengutamakan fleksibilitas kerja tanpa kehilangan kesan profesional. 

Artikel Terkait Lainnya: 10 Desain Interior Kantor Modern Super Nyaman

Manfaatnya untuk Bisnis

Dengan sifatnya yang fleksibel, manfaat kantor virtual office adalah sebagai berikut: 

1. Menghemat Biaya Operasional

Anda tidak perlu menyewa ruang kantor fisik, membeli perabot, atau membayar biaya listrik, internet, dan staf, sehingga pengeluaran bisnis jadi lebih ringan. 

2. Alamat Bisnis Strategis 

Virtual office biasanya berlokasi di area perkantoran bergengsi, sehingga alamat usaha terlihat lebih kredibel dan meyakinkan di mata klien maupun partner. 

3. Meningkatkan Citra Profesional 

Memiliki alamat resmi di kawasan bisnis akan menambah kepercayaan pelanggan, dibanding hanya menggunakan alamat rumah pribadi. 

4. Mendukung Legalitas Usaha 

Alamat virtual office sah digunakan untuk mengurus dokumen penting, seperti domisili usaha, NPWP, NIB, hingga izin usaha (SIUP/ OSS). 

5. Fasilitas Tambahan 

Selain alamat, penyedia virtual office juga menawarkan layanan resepsionis, penerimaan surat, call handling, bahkan ruang meeting yang bisa dipakai sesuai kebutuhan. 

Siapa yang Cocok Menggunakan Virtual Office?

Kantor virtual sangat pas bagi Anda yang ingin membuka ruang usaha dari skala kecil, seperti:

1. Startup dan Bisnis Rintisan 

Bagi Anda yang ingin merintis bisnis atau startup, virtual office adalah solusi terbaik karena bisa beroperasi lebih hemat, sambil tetap memiliki alamat resmi yang kredibel. 

2. Freelancer dan Pekerja Remote 

Anda yang suka bekerja dari mana saja atau freelancer bisa menyewa virtual office, karena tetap bisa memiliki identitas bisnis profesional. 

3. UMKM yang Ingin Terlihat Profesional 

Bagi Anda yang ingin memiliki UMKM, virtual office dapat membantu meningkatkan citra usaha di mata klien maupun partner. 

4. Perusahaan Asing yang Ekspansi ke Indonesia

Bagi perusahaan asing yang akan melakukan ekspansi di Indonesia, virtual office juga jadi solusi tepat karena bisa mengurus legalitas dan membuka pasar tanpa harus menyewa kantor fisik. 

Fasilitas yang Biasanya Tersedia

Jika lebih memilih menggunakan virtual office, Anda bisa menggunakan berbagai fasilitas lengkap seperti: 

1. Alamat Domisili Resmi

Anda bisa membuat alamat domisili resmi yang digunakan sebagai alamat legal untuk keperluan pendaftaran legalitas dokumen usaha, surat menyurat, dan meningkatkan kredibilitas bisnis. 

2. Layanan Penerimaan Surat dan Paket 

Jangan khawatir soal surat menyurat atau paket, karena penyedia virtual office membantu menerima, menyimpan, atau meneruskan surat dan paket bisnis Anda. 

3. Meeting Room 

Tersedia juga ruang pertemuan yang bisa Anda sewa sesuai dengan kebutuhan, misalnya saat ingin bertemu dengan klien atau melakukan presentasi. 

4. Call Forwarding/ Resepsionis 

Ada juga layanan nomor telepon bisnis dengan resepsionis yang siap menerima dan meneruskan panggilan, sehingga usaha Anda tetap terlihat profesional. 

5. Layanan Tambahan

Beberapa penyedia juga menawarkan coworking space, jasa notaris, hingga layanan akuntansi untuk mendukung kebutuhan bisnis secara lebih lengkap.

Perbedaan Virtual Office Vs Kantor Konvensional

Supaya lebih memahami perbedaan antara virtual office dengan kantor konvensional, Anda bisa memerhatikan tabel berikut: 

Kelebihan & Kekurangan Virtual Office

Meskipun sudah membandingkan dengan kantor fisik, Anda tentunya harus juga mengetahui kekurangan virtual office. Berikut ini beberapa kelebihan hingga kekurangannya:

Kelebihannya

• Hemat biaya: tidak perlu keluar biaya besar untuk sewa kantor fisik, listrik, internet, dan perabot. 
• Praktis: alamat bisnis resmi, layanan surat hingga meeting room sudah tersedia dalam satu paket. 
• Profesional: memiliki alamat strategis dan resepsionis membuat bisnis terlihat lebih fleksibel. 

Kekurangannya 

• Tidak ada kantor fisik permanen: tidak cocok jika perusahaan membutuhkan tempat kerja harian untuk banyak karyawan. 
• Keterbatasan aktivitas operasional: kurang mendukung aktivitas bisnis besar yang membutuhkan gudang, produksi, atau operasional intensif di satu lokasi. 

Artikel Menairk Lainnya Untuk Anda Baca: 10 Contoh Barang Interior Kantor Wajib Punya & Manfaatnya 

Cara Memilih Virtual Office yang Tepat

Lebih memilih untuk menggunakan virtual office? Sebelum memutuskan menggunakannya, Anda harus memilih penyedia yang tepat. 

Beberapa cara berikut ini akan membantu Anda menemukannya: 

1. Cek Legalitas Penyedia 

Satu hal penting yang harus Anda pastikan adalah penyedia virtual office terdaftar resmi dan alamatnya bisa dipakai untuk pengurusan izin usaha agar tidak bermasalah di kemudian hari. 

Jangan sampai usaha Anda dianggap sebagai bisnis fiktif oleh konsumen maupun klien karena salah memilih penyedia virtual office. 

2. Lokasi Strategis

Sudah membayar sewa mahal, Anda tentu harus memilih alamat di kawasan bisnis yang bergengsi, misalnya Jakarta Selatan atau Jakarta Pusat agar bisnis kredibel. 

Memilihnya satu per satu pelan-pelan akan membantu Anda menemukan lokasi yang paling strategis. 

3. Layanan Tambahan sesuai Kebutuhan 

Jangan hanya memerhatikan layanan utama seperti legalitas dan surat menyurat saja, Anda harus pastikan apakah ada layanan tambahan tertentu. 

Misalnya, meeting room yang luas, call handling yang handal, maupun notaris dan akuntansi yang memudahkan izin usaha. 

3. Transparansi Biaya dan Kontrak 

Agar tidak tertipu penyedia virtual office, Anda harus mengecek harga yang ditawarkan dan semuanya perlu memiliki transparansi yang jelas sejak awal. 

Tidak boleh ada biaya tersembunyi yang dibebankan kemudian hari dan merugikan bisnis Anda. Sesuaikan masalah biaya ini dengan kebutuhan bisnis Anda. 

Virtual office menjadi solusi efisien untuk memulai bisnis, tapi ketika perusahaan Anda punya skala yang lebih besar, kantor fisik tetap jadi pilihan utama. 

Dengan kantor fisik, Anda bisa merancang interior yang nyaman dan profesional untuk meningkatkan produktivitas tim serta kesan bagi klien. 

Nah, untuk itulah Anda memerlukan jasa interior kantor profesional seperti Arskal Interior yang telah berpengalaman lebih dari 12 tahun. 

Bersama tim yang andal, kami siap membantu Anda mewujudkan desain dan penataan interior kantor yang fungsional sekaligus mencerminkan identitas bisnis Anda.

Konsultasikan langsung bersama tim Arskal Interior dengan klik WA di atas ini untuk konsep interior dan realisasinya. 

FAQ 

1. Apakah virtual office legal di Indonesia?
   Ya, virtual office legal di Indonesia selama penyedia terdaftar resmi dan alamatnya bisa digunakan untuk domisili usaha. Banyak pelaku bisnis menggunakan layanan ini untuk memenuhi syarat perizinan usaha.
2. Apakah virtual office bisa dipakai untuk mengurus NPWP & izin usaha?
   Bisa. Alamat virtual office sah digunakan untuk mengurus NPWP, NIB, hingga izin usaha (OSS/SIUP). Inilah salah satu alasan utama banyak bisnis memilih layanan virtual office.
3. Berapa biaya sewa virtual office per tahun?
   Biaya sewa virtual office bervariasi, umumnya mulai dari Rp3 juta – Rp10 juta per tahun tergantung lokasi, fasilitas tambahan, dan reputasi penyedia layanan.
4. Apa bedanya virtual office dengan co-working space?
   Virtual office hanya menyediakan alamat bisnis resmi dan layanan administrasi, tanpa ruang kerja fisik harian. Sementara co-working space menyediakan meja atau ruang kerja bersama yang bisa digunakan langsung.
5. Apakah bisa upgrade ke kantor fisik setelah menggunakan virtual office?
   Bisa. Banyak penyedia virtual office juga menawarkan coworking space atau kantor fisik yang bisa di-upgrade sesuai perkembangan bisnis Anda.

Author: Feli

arskal